(1)公函的構(gòu)成 　　

 

公函包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)題與正文加以介紹。 　　

 

①標(biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種組成。一般發(fā)函為《關(guān)于××(事由)酌函》；復(fù)函為《關(guān)于××(答復(fù)事項)的復(fù)函》。 　　

 

②正文一般包括三層：簡要介紹背景情況；商洽、詢問、答復(fù)酌事項和問題；希望和要求，如“務(wù)希研究承復(fù)“敬請大力支持為盼”等。 　　

 

(2)公函的寫作要求 　　

 

①要一函一事，切忌一函數(shù)事。 　　

 

②要體現(xiàn)平等坦誠精神，主體平等，不卑不亢。請求性函作為商洽性公文在平行或不相隸屬機(jī)關(guān)單位問使用，一個突出的特點是行文單位和受文單位之間在法律、政治、經(jīng)濟(jì)地位方面酌平等關(guān)系，亦即主體平等。這就要求撰擬者將這種平等意識融入請求性函的寫作中，不因“有求于入”而心存卑微，刻意作恭敬語；也不因單位大或執(zhí)摹權(quán)力而凌駕于人、居高臨下。力求做到不卑不亢。

　　

③態(tài)度謙和，措辭得體。不卑不亢不等于不講禮貌，請求性函尤其要注意態(tài)度謙和，行文中表現(xiàn)出對受文單位的尊重。尊重他人才會被入尊重，才能創(chuàng)造愉快酌合作氛圍。這里要特別指出酌是態(tài)度謙和不等于故作謙卑，行文講究措辭得體適度，謙遜過度反而有損敬意的表達(dá)。 　　

 

④請求明確，以城相商。請求明確是指要開誠布公地提出問題，確切地說明是什么事，商洽什么，告知什么，請求什么，即請求對方做什么。以誠相商是表現(xiàn)商洽性酌關(guān)鍵所在。要充滿誠意，以誠摯之心去感染入、打動人?？梢韵?qū)Ψ浇榻B自己，介紹自己的意愿、方案，也可以陳述提出問題的依據(jù)、背景材料；還可以闡述理由，以取得對方的充分理解。當(dāng)然應(yīng)該要言不煩，啰嗦拖沓的文字使入難有好印象，效果肯定不佳。 　　

 

請求性函是程式化較少，寫作相對自由的文種，其寫作的藝術(shù)性較高，特別注重以理服人，以誠動人。把握請求性與商洽性兩大特點并力求二者的有機(jī)統(tǒng)一、協(xié)調(diào)平衡是請求性函寫作的關(guān)鍵。 　　

 

例文： 　　

關(guān)于購副檔案法規(guī)及機(jī)關(guān)企事業(yè)檔案室升級標(biāo)準(zhǔn)文件匯編》一書的函 各縣(市)、區(qū)、局、廠、礦、公司檔案局、科，市宜各單位： 　

　

為了促進(jìn)各級檔案館室的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，深人貫徹實施《檔案法》，推動檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化進(jìn)程，市局精心選編了《檔案法規(guī)及機(jī)關(guān)企事業(yè)檔案室升級標(biāo)準(zhǔn)文件匯編》一書。內(nèi)容主要有；(一)修改后的《中華人民共和國檔案法》全文……該書屬于法規(guī)及規(guī)范性文件匯編，是檔案工作、文書工作及辦公部門必備的工具書，無論單位性質(zhì)或大或小都應(yīng)該購買。團(tuán)印數(shù)有限，請各級檔案部門、辦公部門組織有關(guān)人員從速購買。每冊收成本費12．oo元，可郵局匯款，也可銀行匯款，或來人購買，款到發(fā)書。 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

郵局匯款(略) 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

銀行匯款(略) 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

××市檔案局(印章) 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

××××年×月×日 　　

 

這是一則推銷書籍的請求性函，卻不見半點請求性和商洽性，寫得像指示性通知。本來，為了檔案工作的規(guī)范化，選編相關(guān)法規(guī)成書銷給有關(guān)單位也無不可。但如此行文卻實在欠妥，這種強(qiáng)如于人的命令語氣應(yīng)該徹底根棄。